Zorginstellingen leggen enorme hoeveelheden data vast. Patiëntgegevens, personeelsdata, financiële informatie, kwaliteitsindicatoren. Maar veel van die data zit opgesloten in systemen die niet met elkaar communiceren, en medewerkers besteden een flink deel van hun dag aan exportjes maken, overtypen en informatie ophalen uit losse bronnen. Databeschikbaarheid lost dat op. Maar waar begin je? In onze podcastserie SureSync Insight spreekt host Maaike met Victor (portfolio architect) en Noëlle (adviseur gezondheidszorg). Ze bespreken wat databeschikbaarheid in de praktijk betekent, welke uitdagingen zorginstellingen hebben en hoe je stap voor stap begint, ook als je nog niet ver bent. Benieuwd? Bekijk dan de podcast of lees verder onder de video.
Het verschil is subtiel maar belangrijk. Bij gegevensuitwisseling stuur je kopieën van data naar andere partijen zodra er een update is. Dat leidt tot een wildgroei aan kopieën in allerlei informatieketens, die ook nog eens vaak niet actueel zijn.
Databeschikbaarheid werkt anders: je raadpleegt de meest actuele data uit de betrouwbaarste bron op het moment dat je die nodig hebt. De vraag komt naar de data toe, niet andersom. Privacygevoelige gegevens blijven bij de bronhouder; alleen het antwoord, vaak een geaggregeerd getal, wordt gedeeld.
Een HR-systeem is prima ingericht voor salarisverwerking en ziekmeldingen. Maar als een inspectie vraagt hoeveel medewerkers welke opleiding hebben, kom je er vaak niet uit. Niet omdat de data er niet is, maar omdat het systeem niet voor dat doel is ingericht. De reflex is dan een extra registratie aanleggen. Maar dat maakt het probleem groter, niet kleiner. De slimmere aanpak is kijken welke bronnen je kunt samenvoegen en voor meerdere doeleinden kunt inrichten, zodat je minder registraties hebt die wél compleet zijn.
Een goed voorbeeld is het teamdashboard voor wijkverpleging. Zorgprofessionals zien in één overzicht hun reistijd, verzuimcijfers, aantal cliënten, productieve en niet-productieve uren. Dat geeft niet alleen inzicht, het maakt betere planning mogelijk. En een betere planning betekent uiteindelijk betere zorg voor de patiënt. Ketenzorg maakt databeschikbaarheid nog urgenter. Als een patiënt na een heupoperatie dezelfde dag naar huis gaat en wijkverpleging nodig heeft, moeten de signalen vanuit het ziekenhuis direct bij de juiste partijen terechtkomen. Dat lukt alleen als de informatieketen soepel loopt.
De verleiding is om groot te denken: één platform, alle systemen gekoppeld, alle data beschikbaar. Maar dat is ook de snelste weg naar een vastgelopen project.
Begin met één concreet traject met heldere doelen. KIK-V, het kwaliteitsinformatiesysteem voor de verpleegzorg, is een goed startpunt. Je richt databeschikbaarheid in voor een beperkte set bronsystemen, leert wat werkt, en past die lessen toe op de volgende stap. De lessen die je opdoet zijn ook direct waardevol voor andere trajecten.
Betrek daarbij niet alleen het management, maar ook de mensen op de vloer. Zorgmedewerkers die in het begin van het proces worden meegenomen, adopteren nieuwe werkwijzen veel sneller. En uiteindelijk zijn zij degenen voor wie het leven een stuk makkelijker moet worden.
Nee. Er zijn altijd koplopers, maar de lessons learned van die koplopers zijn nu beschikbaar. Je hoeft niet dezelfde fouten te maken. Begin klein, doe ervaring op en bouw van daaruit verder.