Extramurale zorg gebeurt niet op één plek. Zorgteams werken verspreid, met wisselende cliënten en wisselende routes. Voor teammanagers en zelfsturende teams betekent dat: hoe weet je hoe je team er écht voor staat als je elkaar niet dagelijks aan tafel ziet? Data over uren, verzuim en productiviteit zit doorgaans verspreid over het HR-systeem, het planningssysteemen het ECD. En als die informatie eenmaal bij elkaar is geharkt, is ze vaak verouderd en erg foutgevoelig. Het Team Extramuraal Dashboard van EscuLine brengt die data samen in één overzicht, dagelijks bijgewerkt. Niet alleen voor kwartaalrapportages op bestuursniveau, maar voor teams die dagelijks willen zien hoe hun eigen inzet zich verhoudt tot cliëntontwikkeling, verzuim en overwerk.
In de extramurale zorgstaat een team continu in beweging. Cliënten stromen in en uit, medewerkers wisselen van rooster, verzuim schommelt, en productiviteitscijfers druppelen als losse getallen binnen uit verschillende systemen. Wat je vaak terugziet in de praktijk:
Zonder één plek waar de teamdata samenkomt, blijft sturing op teamniveau een kwestie van gevoel en losse signalen.
Onder andere onderstaand KPI’s staan centraal:
Bovenop deze KPI’s kunnen extra KPI's op maat worden toegevoegd, afhankelijk van de sturingsvraag van de organisatie of het team. Handmatig Excels bijhouden, of wachten op de volgende kwartaalrapportage, is daarmee niet meer nodig.
Waar traditionele stuurinformatie vaak op management- en bestuursniveau blijft hangen, is het Team Extramuraal Dashboard ook bedoeld voor de teams zelf. Voor zelfsturende teams is dat concreet: eigen productiviteit, eigen verzuim, eigen overwerk. Cijfers waarop je als team kunt sturen zonder eerst een control-medewerker te hoeven bellen.
Ook voor teammanagers, taakhouders stuurinformatie, ondersteunende diensten en bestuur biedt het dashboard direct beeld. Iedere gebruikersgroep werkt met dezelfde onderliggende cijfers, alleen met de filters die voor die rol relevant zijn. Dat voorkomt de klassieke discussie over 'wiens getallen kloppen'.
Excel-overzichten die op één afdeling zijn opgebouwd, doen vaak precies wat de maker ervan wilde, maar zijn foutgevoelig, arbeidsintensief en niet schaalbaar. Drie punten maken het Team Extramuraal Dashboard anders:
Het dashboard is opgezet om zonder voorkennis en met een korte training bruikbaar te zijn voor dagelijks gebruik. De grootste winst zit in het meenemen van de eindgebruikers vanaf het begin: teams, teammanagers en control moeten de cijfers herkennen en er hun eigen keuzes op durven baseren. Wanneer dat lukt, wordt het dashboard onderdeel van het teamoverleg in plaats van een tool die alleen bij de kwartaalrapportage tevoorschijn komt.
Het startscherm brengt productiviteit, overwerk, ziekteverzuim en verlof samen. Filteren op team, periode of medewerker doe je met één klik. Geen losse rapportages naast elkaar leggen, maar één plek waar direct zichtbaar is waar de aandacht nodig is.
Dit tabblad brengt het ziekteverzuim op meerdere vlakken in beeld. Zo zie je niet alleen het verzuimpercentage op dit moment, maar ook over de tijd, per team en per functie.
Het werkblad geeft inzicht in ingediende uren versus contracturen per week, de verdeling van uursoorten en het verlofoverzicht per sector.
Extramurale zorg vraagt om teams die zelf keuzes maken, dagelijks, op basis van wat er speelt. Dat kan alleen als zij de cijfers hebben die daar bij horen. Het Team Extramuraal Dashboard maakt van versnipperde data een gedeelde, actuele bron, toegankelijk voor iedereen die met of in het team werkt. Dat maakt het verschil tussen achteraf rapporteren en op tijd bijsturen.