Hoe SureSync en EscuLine zorgorganisaties ontzorgen met het Data Station

In de zorgketen worden steeds hogere eisen gesteld aan de kwaliteit, betrouwbaarheid en veiligheid van gegevensuitwisseling. Tegelijkertijd hebben veel zorgaanbieders te maken met versnipperde processen, dubbele administratieve handelingen en beperkte capaciteit om datastromen te beheren. Om die uitdagingen te doorbreken ontwikkelden SureSync en EscuLine samen het Data Station voor KIK-V: een Datastation-oplossing die organisaties volledig ontzorgt bij het aanleveren van kerngegevens aan informatie-vragende partijen zoals zorgkantoren, de NZa en de IGJ. 

In dit artikel lees je hoe het Data Station werkt, welke problemen het oplost en waarom steeds meer zorgaanbieders kiezen voor deze service-gedreven aanpak.

De uitdaging: versnipperde aanleverprocessen en hoge administratieve lasten

Binnen het programma Keteninformatie Kerngegevens Verbeteren (KIK-V) werken ketenpartijen samen aan het verbeteren van de uitwisseling van kerngegevens in de verpleeghuiszorg. Veel zorgaanbieders ervaarden echter dat:

• Gegevens op verschillende momenten en via verschillende portalen of systemen moesten worden aangeleverd;
• Dezelfde informatie vaker dan één keer aangeleverd moest worden;
• Het onduidelijk was welke gegevens precies moesten worden gedeeld en op basis waarvan;
• Er behoefte was aan betere borging van privacy, beveiliging en rechtmatigheid.

De optelsom hiervan leidde tot duplicatie, versnippering en een hoge administratieve belasting voor zorgorganisaties. Bovendien was lang niet altijd duidelijk of een verzoek van een ketenpartij vooraf geautoriseerd was, iets wat essentieel is binnen de kaders van KIK-V.

De oplossing: Data Station

SureSync en EscuLine ontwikkelden daarom een Data Station-oplossing die werkt als volledig beheerde dienst. Zorgaanbieders hoeven geen eigen systeem te bouwen, hosten of onderhouden, en worden volledig ondersteund in het proces van datalevering. Het werkt voor KIK-V, maar ook voor andere toekomstige stelsels en regionale toepassingen.

De dienst omvat:

1. Een gebruiksvriendelijk portaal voor zorgaanbieders
   Via dit portaal ontvangen zorgorganisaties vragen van ketenpartijen, zien zij de benodigde antwoorden uit hun eigen systemen, controleren deze en leveren met één klik aan.
2. Eénmalige aanlevering, meervoudig gebruik
   Data wordt één keer aangeleverd en vervolgens hergebruikt voor verschillende aanvragen of ketenpartijen. Dit voorkomt dubbele werkzaamheden.
3. Veilige koppelingen met bronsystemen
   Het Data Station sluit aan op bestaande systemen zoals ECD’s, HR-systemen en financiële systemen. Dit zorgt voor een gestroomlijnd proces en hergebruik van bestaande gegevens.
4. Autorisatie vooraf
   Vragen zijn vooraf geautoriseerd binnen de KIK-V-kaders. Dit geeft zorgorganisaties rechtszekerheid over welke informatie gedeeld mag worden en met welk doel.
5. Beveiliging en privacy gewaarborgd
   De dienst voldoet aan relevante certificeringen, waaronder: ISO 27001, NEN 7510 en ISO 9001. Daardoor is geborgd dat data veilig wordt verwerkt en uitgewisseld.
6. Volledige ontzorging
   Het model is gericht op service: implementatie, beheer, beveiliging, ondersteuning en continue begeleiding Alles wordt door SureSync en EscuLine verzorgd.

De impact voor zorgorganisaties

Het Datastation-as-a-Service levert concrete voordelen op voor zorginstellingen:

• Minder administratieve lasten: door éénmalige aanlevering en hergebruik van gegevens hoeven medewerkers veel minder tijd te besteden aan dataverzoeken.
• Efficiëntere informatie-uitwisseling: de processen tussen zorgaanbieders en ketenpartijen verlopen sneller en consistenter.
• Betere datakwaliteit en vergelijkbaarheid: doordat gegevens gestandaardiseerd en gecontroleerd worden aangeleverd, stijgt de nauwkeurigheid en vergelijkbaarheid binnen de keten.
• Meer rechtszekerheid en vertrouwen: vooraf geautoriseerde verzoeken zorgen ervoor dat organisaties precies weten welke informatie zij mogen leveren en waarom.
• Minder druk op interne IT-teams: omdat beheer, beveiliging en support vanuit de dienst worden verzorgd, hoeven zorgorganisaties zelf geen grote IT-investeringen te doen.
• Schaalbaar naar andere zorgdomeinen: naast de inzet binnen de verpleeghuiszorg wordt het Datastation voorbereid voor toepassing in de gehandicaptenzorg (GHZ) en Wmo. 

De dienst is ontworpen om mee te groeien met nieuwe standaarden en toekomstige ketenpartijen, waaronder bijvoorbeeld NZa en IGJ. Dit maakt de oplossing geschikt als structureel en schaalbaar model voor gegevensuitwisseling binnen de zorgsector.

Steeds vaker geven organisaties buiten de oorspronkelijke KIK-V-doelgroep aan op een vergelijkbare, gestandaardiseerde manier te willen uitwisselen. Deze verbreding sluit naadloos aan bij de inrichting van het Data Station, dat bewust is ontworpen om eenvoudig inzetbaar te zijn voor andere sectoren en nieuwe standaarden. De dienst staat daarmee klaar om ook deze organisaties te ondersteunen bij een toekomstbestendige vorm van gegevensuitwisseling.

Een dienst die meegroeit met de sector

Wat het Data Station onderscheidt, is dat het niet alleen een technisch platform is maar een compleet service-aanbod. Zorgorganisaties worden volledig ontzorgd en krijgen een oplossing die aansluit op hun dagelijkse praktijk, die voldoet aan strenge compliance-eisen en die meebeweegt met de ontwikkelingen binnen de zorgsector.

De samenwerking tussen SureSync en EscuLine laat zien dat gegevensuitwisseling eenvoudiger, betrouwbaarder en efficiënter kan — nu én in de toekomst.