Choose language

Datakluis voor de zorg: bewaarplicht geregeld, jij houdt de regie

Ontwikkeld door EscuLine, onderdeel van SureSync. Dataspecialist voor de Nederlandse zorg sinds 2017.

De WGBO schrijft voor dat patiëntendossiers 20 jaar bewaard blijven. De Archiefwet stelt eigen eisen, en de AVG kijkt streng mee. Tegelijk wil je niet dat data die je bijna nooit nog nodig hebt, dagelijks op je operationele systemen blijft staan. De datakluis van SureSync bewaart data buiten je werkomgeving: versleuteld, audit-ready en alleen te openen met twee sleutels, van jou en van ons samen.

Plan een kennismaking Meer over de datakluis
Untitled design - 2026-03-25T133103.647

Wat is de datakluis?

De datakluis is een aparte, versleutelde opslagplaats voor data die je moet bewaren maar niet dagelijks nodig hebt. Denk aan afgesloten patiëntendossiers, oud-medewerkersdata of gearchiveerde boekhouding. Ook bij een systeemwissel is de kluis een uitkomst: data uit het oude systeem gaat de kluis in, zodat je 'm niet meesleept naar het nieuwe systeem maar wel voldoet aan de bewaarplicht.

De kluis staat los van je operationele systemen en is beveiligd met dubbele sleutel-technologie. Voor inzage hoef je 'm niet te openen: inzagesheets tonen de basisgegevens die een auditor of toezichthouder nodig heeft. Zo voldoe je aan wet- en regelgeving zonder dat je werkbaarheid inlevert.

Waarom kiezen voor een datakluis?

Voldoe aan alle relevante wetgeving

WGBO, Archiefwet, Wmo, Jeugdwet en AVG stellen elk hun eigen eisen aan bewaartermijnen en beveiliging. De datakluis is zo gebouwd dat je aan alle relevante wetgeving voldoet, ongeacht welke combinatie op jouw organisatie van toepassing is. Van patiëntendossiers tot cliëntgegevens tot administratieve stukken.

Dubbele sleutel: jij houdt de regie

Elke kluis is versleuteld en kan alleen worden geopend met twee sleutels: één van jouw organisatie en één van SureSync. Dat betekent dat wij nooit zelfstandig bij jouw data kunnen. Alleen met jouw expliciete toestemming is toegang mogelijk. De regie blijft altijd bij de juiste, geautoriseerde personen binnen jouw organisatie.

Inzage zonder de kluis te openen

Als een medewerker, patiënt of toezichthouder om inzage vraagt, hoeft de kluis niet elke keer open. Inzagesheets geven direct inzicht in de benodigde basisgegevens, inclusief logging van wie wat wanneer heeft ingezien. Maximale veiligheid en toch snelle, gecontroleerde toegang. Audit-ready by design.

Hoe werkt de datakluis?

De datakluis draait op twee principes: alles wat erin gaat is versleuteld en niemand komt er alleen bij, en alles wat je moet weten kun je zien zonder de kluis fysiek te openen. Zo combineer je maximale beveiliging met werkbare toegang.

Dubbele sleutel beveiliging

Alle data in de kluis is volledig versleuteld. Openen kan alleen met twee sleutels tegelijk: één die jouw organisatie beheert, één die bij SureSync ligt. Zonder jouw expliciete toestemming komen wij er niet in, ook niet als iemand ons daarom vraagt. Elke opening wordt vastgelegd, inclusief wie, wanneer en waarvoor.

Inzagesheets voor gecontroleerde inzage

Voor de meeste inzageverzoeken hoef je de kluis helemaal niet te openen. Inzagesheets tonen de relevante basisgegevens in een dashboard, zonder de onderliggende data bloot te leggen. Elke inzage, selectie en export wordt gelogd. Precies wat een auditor wil zien, precies wanneer een toezichthouder erom vraagt.

26-05_SureSync_Zorg-Shot13-0525-WEB

Welke data bewaar je in de datakluis?

De datakluis is niet gebonden aan één type systeem of dataformaat. Alles wat je moet bewaren maar niet dagelijks operationeel nodig hebt, kan de kluis in. Data ontsluiten we via databases, API's of bestanden, afhankelijk van wat het bronsysteem aankan. Dit zijn de meest voorkomende datatypes die klanten in de kluis onderbrengen:

  • Patiëntendossiers uit ECD en EPD: afgesloten dossiers die onder de WGBO-bewaarplicht van 20 jaar vallen.
  • Cliëntgegevens uit het sociaal domein: data uit Wmo- en jeugdzorg-trajecten die 15 jaar bewaard moeten blijven.
  • HR- en personeelsdata: dossiers van oud-medewerkers die je fiscaal of juridisch moet bewaren.
  • Financiële administratie: gearchiveerde boekhouding en bijbehorende brondocumenten.
  • Documenten uit DMS: contracten, correspondentie en overige stukken met eigen bewaartermijnen.

Werk je met een systeem dat hier niet standaard bij staat? Grote kans dat we er al mee gekoppeld hebben. Zo niet, dan bouwen we een maatwerkkoppeling.

Organisaties die al vertrouwen op onze oplossingen voor de zorg:

  • sante logo
  • drecht-dokters
  • hozl_partner_hozl
  • Logo-PGVZ-400x400-1
  • Elver logo
  • Logo@2x
  • logoestinea-300x127
  • Vierstroom logo

Plan een demo van de datakluis

Benieuwd hoe de datakluis er in jouw organisatie uit kan zien? In een demo laten we zien hoe we jouw data veilig overzetten, hoe de inzagesheets werken voor toezicht en verantwoording, en hoe de dubbele sleutel in de praktijk werkt. Persoonlijk advies, volledig afgestemd op jouw zorgorganisatie.

Agenda wordt geladen…

Het laatste zorgnieuws

FAQ

Veelgestelde vragen over de datakluis. Staat je vraag er niet tussen? Neem gerust contact met ons op. Een van onze experts reageert zo snel mogelijk.

Contact

De datakluis van SureSync is een aparte, versleutelde opslagplaats voor data die je op basis van wet- en regelgeving moet bewaren, maar niet dagelijks operationeel nodig hebt. Denk aan afgesloten patiëntendossiers, cliëntgegevens uit het sociaal domein, HR-data van oud-medewerkers en gearchiveerde administratie. De kluis is beveiligd met dubbele sleutel-technologie en biedt inzagesheets voor gecontroleerde toegang.

De datakluis is ontworpen om te voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving in de zorg en het sociaal domein: de WGBO (patiëntendossiers, 20 jaar bewaarplicht), de Archiefwet (voor organisaties met een publieke taak), de Wmo (cliëntgegevens sociaal domein, 15 jaar), de Jeugdwet (specifieke bewaartermijnen voor jeugdzorg) en de AVG (privacy en beveiliging).

Alle data in de kluis is volledig versleuteld. Openen kan alleen met twee sleutels tegelijk: één die jouw organisatie beheert en één die bij SureSync ligt. Dat betekent dat wij nooit zelfstandig bij jouw data kunnen komen. Alleen met jouw expliciete toestemming is toegang mogelijk. Elke opening wordt vastgelegd in een audit trail.

Inzagesheets zijn dashboards die de relevante basisgegevens uit de kluis tonen, zonder dat de kluis fysiek geopend hoeft te worden. Handig als een medewerker, patiënt of toezichthouder om inzage vraagt. Elke inzage, selectie en export wordt gelogd. Zo combineer je maximale dataveiligheid met snelle, gecontroleerde toegang.

De kluis werkt voor vrijwel alle datatypes: patiëntendossiers uit ECD en EPD, cliëntgegevens uit het sociaal domein, HR-data, financiële administratie en documenten uit een DMS. Data ontsluiten we via databases, API's of bestanden, afhankelijk van wat het bronsysteem aankan.

De datakluis voldoet aan alle relevante privacy- en beveiligingsnormen. SureSync is gecertificeerd voor ISO 9001 (kwaliteitsmanagement), ISO 27001 (informatiebeveiliging) en NEN 7510 (informatiebeveiliging in de zorg). Ook de partijen waar wij hosten zijn minimaal ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd. Dataopslag vindt plaats in Nederland en Europa.

EscuLine is onderdeel van SureSync. De datakluis is oorspronkelijk ontwikkeld door EscuLine en wordt sinds de bundeling van onze merken aangeboden onder SureSync. De expertise, het team en de oplossing blijven dezelfde. Voor onze klanten verandert er inhoudelijk niets.