Elver: betere personeelsinzet door inzicht in zorgzwaarte
Lianne te Veldhuis, Elver, deelt haar ervaringen
Elver zorgt voor meer dan 900 mensen met een verstandelijke beperking. Als zorginstelling staat Elver, net als veel andere organisaties in de sector, voor de dubbele uitdaging van personeelstekorten en toenemende bezuinigingen. De druk om de bedrijfsvoering slimmer te organiseren groeide, maar de stuurinformatie die beschikbaar was, schoot tekort. Veel data werd handmatig samengesteld: tijdrovend, foutgevoelig en maar gedeeltelijk dekkend.
"Het ZZP-Sturingsdashboard heeft direct grote impact op onze bedrijfsvoering: het bespaart ons minimaal twee dagen per maand aan handmatig werk."
Hoewel er volop data in de organisatie aanwezig was, ontbraken de middelen om die effectief te benutten. De coronaperiode legde bovendien veel ontwikkeltrajecten tijdelijk stil. Daarna was de tijd rijp voor een structurele aanpak, en de eerste concrete behoefte was helder: inzicht in de inzet van zorguren, afgezet tegen de zorgzwaartepakketten waarop de financiering is gebaseerd.
Het ZZP-Sturingsdashboard als fundament
In samenwerking met EscuLine (onderdeel van SureSync) ontwikkelde Elver het ZZP-Sturingsdashboard. Het dashboard koppelt de opbrengsten uit financieringsstromen, zoals Wlz, Wmo en de Jeugdwet, aan de salariskosten per zorgteam. Zo kunnen regiomanagers maandelijks de financiële gezondheid van hun teams beoordelen en direct bijsturen waar nodig. Overbezetting en onderbezetting worden in één oogopslag zichtbaar.
De regiomanagers raakten snel gewend aan het dashboard en werden al vroeg actieve gebruikers. Beslissingen over de inzet van extra uren of het efficiënter indelen van een team worden nu onderbouwd met actuele data, zonder dat daarvoor een analist aan te pas hoeft te komen. Regiomanagers en de afdeling Planning & Control komen eens per kwartaal samen voor een verdiepende analyse, waarbij het dashboard helpt om de oorzaken van negatieve uitkomsten te onderzoeken. Verzuim of een hoge inzet van uitzendkrachten zijn voorbeelden van factoren die zo boven water komen.
Datagedreven werken als organisatiestrategie
Elver ziet het ZZP-Sturingsdashboard niet als eindpunt, maar als eerste stap richting een volledig datagedreven organisatie. Momenteel is het gebruik vooral bij regiomanagers belegd, maar de ambitie is om het stap voor stap uit te breiden naar andere afdelingen en functies. Een interne stuurgroep bepaalt welke thema's prioriteit krijgen en welke inzichten het meest bijdragen aan effectieve besluitvorming.
Uit de ervaringen van Elver komen ook lessen voor andere organisaties. Betrek medewerkers vroeg bij het proces en breng goed in kaart wat ze nodig hebben. Wees transparant over wat wel en niet mogelijk is. En vereenvoudig processen waar dat kan, want hoe eenvoudiger de werkwijze, hoe betrouwbaarder de data die eruit voortkomt.