Estinea: gedetailleerde data-inzage voor zelfsturende teams
Joop Schreurs en Joop Roosendaal, Estinea, delen hun ervaringen
Estinea biedt ondersteuning aan mensen met een verstandelijke beperking in de Achterhoek en Twente. Vanuit circa 70 locaties werken zo'n 1.000 medewerkers met evenveel cliënten, zowel op het gebied van wonen en dagbesteding als ambulante en Wmo-zorg. Wat Estinea onderscheidt: de organisatie werkt met zelfsturende teams. Iedereen is gelijkwaardig, er is geen directe leidinggevende op locatie, en elk team draagt zelf verantwoordelijkheid voor de resultaten.
"Een manager heeft drie momenten waarop hij de cijfers bespreekt. Dan wil hij ook drie keer exact dezelfde cijfers voor zich hebben."
Die werkwijze vraagt om nauwkeurige en betrouwbare stuurinformatie. Teams moeten zelfstandig kunnen sturen op hun inzet van FTE's, de toegestane formatie, geleverde zorguren en financiële resultaten. Het oude rapportagesysteem voldeed daar niet meer aan, en de wens groeide om data uit verschillende bronnen, zoals het cliëntsysteem Puur en het personeels- en financiële systeem AFAS, samen te brengen in overzichtelijke rapportages.
Elke tiende van de maand dezelfde cijfers
De oplossing die EscuLine (onderdeel van SureSync) bouwde, draait inmiddels op een vaste routine. Op de tiende van elke maand ontvangen teams een rapportage in pdf-formaat. Die consistentie is geen bijzaak, maar de kern van het systeem: of een teamlid de cijfers bespreekt met de manager, of de manager met de Raad van Bestuur, iedereen werkt met exact hetzelfde overzicht.
De rapportages zijn gebaseerd op dashboards die EscuLine heeft aangepast aan de behoeften en terminologie van Estinea. Het financiële dashboard toont budgetten, realisatie en prognoses. Het HR-dashboard brengt personeelsinzet, verzuim en contracturen in kaart. Het productiedashboard geeft inzicht in het aantal en type cliënten. Estinea beschikt ook over een begrotingstool: informatie die EscuLine binnenhaalt uit Puur en AFAS, wordt verwerkt tot een dynamische begroting via Tagetik en teruggeleverd aan de rapportageomgeving.
De implementatie zelf verliep opvallend soepel. Omdat de inhoud van de rapportages vergelijkbaar was met het vorige systeem, was de overgang voor de meeste teams nauwelijks zichtbaar. Zoals Joop Schreurs het verwoordde: "Ik denk dat de teams het minst de verandering zagen."
Van pdf naar online dashboards
Inmiddels richt Estinea zich op de volgende stap: de overstap van statische pdf-rapportages naar online dashboards. Daarbij is gebruiksgemak leidend. Teams moeten zich kunnen blijven concentreren op hun kerntaak, het begeleiden van cliënten, en niet worden afgeleid door complexe tooling. Managers en de Raad van Bestuur krijgen meer uitgebreide mogelijkheden en ontvangen waar nodig een training, zodat zij de teams ook vanuit de dashboards kunnen ondersteunen.
De samenwerking met EscuLine ervaart Estinea als prettig en direct. Vragen worden snel opgepakt, en er wordt ook tegengas gegeven als dat nodig is. Dat laatste waarderen ze. "Duidelijk richting geven en samen vertalen naar een soepele samenwerking," zo vatte BI-consultant Daan de Regt het samen. De ambitie is om samen met EscuLine en andere zorginstellingen te blijven doorontwikkelen, zodat rapportages steeds beter aansluiten op de dynamiek van de zorgpraktijk.xa
