JGZ Zuid-Holland West: zelforganisatie met de juiste data
Maarten Brandwijk en Didi Vlaar, JGZ Zuid-Holland West, delen hun ervaringen
JGZ Zuid-Holland West is verantwoordelijk voor de Jeugdgezondheidszorg in een regio met grote steden als Zoetermeer, Westland en Delft. De organisatie adviseert en begeleidt kinderen en jongeren bij het opgroeien en ondersteunt ouders bij de opvoeding, via consultatiebureaus, scholen en huisbezoeken. Het streven is dat JGZ alle kinderen in de regio in beeld heeft, zowel kinderen waar het goed mee gaat als kinderen die extra aandacht nodig hebben.
"In het EscuLine Dashboard vinden de teams de stuurinformatie die voor hen belangrijk is: bereik, formatie ten opzichte van begroting en verzuim."
In 2018 zijn alle 24 teams gevormd en startte een transitie naar zelforganisatie. Elk team kreeg een eigen huishoudboekje: een overzicht van de teambegroting, de formatie en de te realiseren resultaten. Binnen vastgestelde kaders heeft elk team de vrijheid om naar eigen inzicht het teamresultaat te realiseren. Die vrijheid vraagt echter ook om goede en toegankelijke stuurinformatie.
Een dashboard dat past bij de transitie
De keuze voor EscuLine (onderdeel van SureSync) sloot direct aan op de veranderagenda van JGZ. In de woorden van Maarten Brandwijk: EscuLine begreep de vraag en werkte mee aan de oplossing. Om de teams in deze transitiefase niet te zwaar te belasten, kozen JGZ en EscuLine voor twee ontwikkelrondes: eerst een basis, daarna verfijning op basis van input van de projectleden.
In januari 2020 stond de definitieve versie van het dashboard. Elk team heeft twee personen met toegang. Didi Vlaar, die vanuit haar betrokkenheid bij de implementatie al ervaring had opgebouwd met de tool, nam samen met de controller de opleiding van eindgebruikers voor haar rekening. Dat bleek maatwerk: sommige collega's pakten het direct op, anderen hadden meer begeleiding nodig en minder ervaring met het vertalen van cijfers naar keuzes. Implementatie kost tijd en vraagt om contact, ook ná de livegang.
Via de Teammonitor benchmarken teams zichzelf ten opzichte van andere teams en de organisatie als geheel. Dat helpt bij het vinden van de balans tussen de menselijke kant van het werk en de zakelijke verantwoordelijkheid.
Preventie als volgende stap
Nu het dashboard operationeel is, werkt JGZ aan het ontsluiten van informatiestromen voor de ondersteunende dienst via hetzelfde platform. Daarnaast loopt een innovatief project waarbij Machine Learning wordt ingezet om meer preventief te kunnen handelen, een concrete volgende stap in het datagedreven werken van de organisatie.